Registrierkasse: Fehler auf Belegen oder im Datenerfassungsprotokoll

23.10.2017

Seit 01.04.2017 müssen Registrierkassen verpflichtend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz gegen Manipulation ausgestattet sein.

Die Registrierkassensicherheitsverordnung legt fest, welche Eigenschaften die Registrierkasse und der damit erzeugte Kassenbeleg sowie das Datenerfassungsprotokoll haben müssen. Weisen der Beleg oder das Datenerfassungsprotokoll Fehler auf, so ist rasches Handeln geboten und eine entsprechende Korrektur vorzunehmen.

Kassenbelege müssen folgende Angaben enthalten:

  • Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
  • fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
  • Kassenidentifikationsnummer
  • maschinenlesbarer Code (QR-Code oder Link in maschinenlesbarer Form)

Darüber hinaus sind im maschinenlesbaren QR-Code bestimmte Werte korrekt zu speichern. Im Datenerfassungsprotokoll ist zudem jeder einzelne Barumsatz samt Belegdaten zu erfassen und zu speichern. Die Erfüllung der Belegmerkmale sowie der technischen Voraussetzungen ist für die Anerkennung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenbelege bzw. der Buchhaltung und damit einhergehend für die Vermeidung etwaiger nachteiliger Rechtsfolgen (z.B. Schätzung der Barumsätze durch die Finanzverwaltung) notwendig.

Registrierkasse außer Betrieb nehmen?

Werden Fehler - insbesondere am gedruckten Beleg (z.B. falscher USt-Satz, fehlende Nummerierung), im maschinenlesbaren QR-Code oder im Datenerfassungsprotokoll (z.B. Verkettungsfehler, Summierungsfehler) - erkannt, sind diese rasch zu korrigieren und entsprechend zu dokumentieren (z.B. exakter Zeitpunkt der Korrektur). Nach Ansicht des Finanzministeriums führen etwa Fehler im Datenerfassungsprotokoll unter Umständen sogar dazu, dass keine gesetzeskonforme Registrierkasse mehr vorliegt. Ist eine unmittelbare Fehlerbehebung nicht möglich, wäre eine solche Registrierkasse daher außer Betrieb zu nehmen.
Überdies empfiehlt es sich in jedem Fall, auch mit Ihrem steuerlichen Vertreter Rücksprache zu halten. Wir stehen Ihnen dafür selbstverständlich gerne zur Verfügung!

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