Digitalisierung im Rechnungswesen

Alle Gemeinden in Österreich sind intensiv mit der Einführung der VRV2015 beschäftigt. Eine Chance auch im Rechnungswesen Digitalisierungsthemen zu behandeln.

Ausgangslage

Im Rahmen der Einführung des neuen Rechnungswesens nach den Bestimmungen der VRV 2015 sind auch viele Gemeinden mit einer Umstellung der Software konfrontiert. Eine Gelegenheit auch die bestehenden Prozesse im Rechnungswesen zu überdenken und auf neue Herausforderungen der Digitalisierung anzupassen.

Die bestehenden Softwaresysteme, die bei Gemeinden im Einsatz sind, können durchwegs als sehr gut integriert bezeichnet werden. Neben der Abbildung der Finanzwirtschaft ist zumeist auch die Verwaltung der Gemeinde entsprechend abgebildet. Das reicht von der Verwaltung und Abrechnung von Kindergärten, dem Meldewesen, der Verwaltung des Wirtschaftshofes, Behördenverfahrensabwicklung und Verwaltung von Friedhöfen, Wasser- und Abwasserbetrieben bis zur Einbindung von Daten aus anderen Datenquellen, wie zum Beispiel Zentrales Melderegister, GIP-Daten und ähnlichem. Auch wenn bereits sehr integrierte Softwaresystem zur Verfügung stehen, so geht Digitalisierung im Rechnungswesen weiter.

Homogenisierung und Standardisierung von Prozessen

Eine der wichtigsten ersten Aufgaben im Bereich der Digitalisierung des Rechnungswesens ist die Homogenisierung und auch Standardisierung von Abläufen und Prozessen. Ohne standardisierte Prozesse und vereinheitliche Abwicklungsmethoden ist ein modernes Rechnungswesen nicht mehr vorstellbar. Insbesondere die Abwicklung von Waren- und Dienstleistungsbestellungen, deren Lieferung und Prüfung auf vertragskonformen Zustand, die Rechnungsprüfung und die anschließende Erfassung im Hauptbuch sowie die Bezahlung stellt hier einen der großen Kernbereiche dar, der im Rahmen des Rechnungswesens keine Fehler erlauben sollte. Dieser in der Fachsprache als „Purchase-to-Pay“, also „Einkauf-bis Bezahlung“, genannte Prozess ist deswegen von hoher Bedeutung, da ihm viele Risiken innewohnen, die es im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung der Gemeinde zu vermeiden gilt. Dazu zählen zum Beispiel die Nichteinhaltung von vergaberechtlichen Bestimmungen bei der Beschaffung, das Risiko von Fehlbestellungen, die nicht korrekte Erfassung in der Buchhaltung (zum Beispiel Anlagevermögen anstelle von Instandhaltung) und eine nicht ordnungsgemäße Bezahlung.

Vernetzung von Datenbanken

Neben der Automatisierung und Digitalisierung von Workflows wie oben beschrieben führt aber auch die intelligente Nutzung von Daten zu einem fortgeschrittenen Grad der Digitalisierung. So können beispielsweise die Daten aus der Verwaltung der Straßenbauprojekte in der Bauabteilung auch für die richtige Erfassung im Rechnungswesen genutzt werden. Wenn die Bauprojekte gleich von Beginn an in Instandhaltungs- und Neubauprojekte getrennt werden, dann können diese Informationen – soweit sie auch digital genutzt werden – auch für eine automatisierte und korrekte Erfassung im Rechnungswesen genutzt werden. Auch dies ist Digitalisierung im Rechnungswesen.

Fazit

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Kommunen ein Gebot der Stunde. Auch die Vereinheitlichung und Automatisierung von bestehenden Prozessen sowie die systemisch gesteuerte Nutzung bereits vorhandener Daten ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung und kann dadurch zu deutlich mehr Effizienz und Verlässlichkeit führen. 

Dieser Beitrag ist im Magazin Public 1/2019 erschienen.

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