Unterlagen über Privatkonten müssen grundsätzlich nicht vorgelegt werden, weil als Privatkonto ein Konto angesehen wird, welches ausschließlich der Abwicklung des privaten Zahlungsverkehrs dient.
In Ausnahmefällen kann der Betriebsprüfer jedoch die Vorlage privater Kontounterlagen verlangen, wenn es für ihn dazu einen konkreten Anlass gibt.
Das kann beispielsweise sein:
- Über das private Konto werden auch praxisbezogene Zahlungsvorgänge abgewickelt.
- Der Prüfer hat in Einzelfällen Honorare festgestellt, die weder in der Buchhaltung noch auf dem betrieblichen Girokonto aufscheinen.
- Es liegen hohe ungebundene Privatentnahmen vor, wodurch der Prüfer vermuten könnte, dass Erträge aus diesem Vermögen nicht erklärt worden sind.
- Der Prüfer bezweifelt die Höhe der erklärten Zinseinnahmen.
Private Unterlagen können deshalb nur in Fällen verlangt werden, soweit dies im Einzelfall notwendig, verhältnismäßig und zumutbar ist. In solchen Fällen kann sich der Steuerpflichtige auch nicht mehr darauf berufen, dass die privaten Kontoauszüge bereits vernichtet wurden, da keine Aufbewahrungspflicht besteht. In diesem Fall muss der Steuerpflichtige die entsprechenden Kontoauszüge (kostenpflichtig) bei der Bank anfordern, bzw. der Betriebsprüfer darf sich mit der zuständigen Bank (trotz Bankgeheimnis) in Verbindung setzen und die notwendigen Informationen einholen.
Grundsätzlich sollte der Steuerpflichtige versuchen, den privaten und betrieblichen Geldverkehr möglichst über getrennt geführte Konten abzuwickeln.
Erscheint es zweckmäßiger den Geldverkehr über ein gemischtes Girokonto abzuwickeln, sollten sämtliche Unterlagen dieses Konto betreffend aufbewahrt werden, um im Anlassfall einer Betriebsprüfung nicht (unnötige) Kosten für die Rekonstruktion der erfolgten Kontobewegungen zu provozieren.